Rancangan Sistem Pengarsipan Surat Organisasi Himpunan Pelajar Mahasiswa Turatea Berbasis Web Menggunakan Metode Metadata


Armind Mauldi Kurniawan(1*); Dolly Indra(2); Farniwati Fattah(3);

(1) Universitas Muslim Indonesia
(2) Universitas Muslim Indonesia
(3) Universitas Muslim Indonesia
(*) Corresponding Author

  

Abstract


Pengelolaan arsip surat pada Himpunan Pelajar Mahasiswa Turatea (HPMT) Kabupaten Jeneponto selama ini masih dilakukan secara manual dengan mencatat pada buku agenda dan menyimpan dokumen dalam bentuk fisik. Proses tersebut menimbulkan berbagai kendala, di antaranya sulitnya pencarian arsip, risiko kehilangan atau kerusakan dokumen, serta rendahnya efisiensi administrasi organisasi. Untuk mengatasi masalah tersebut, penelitian ini merancang sistem pengarsipan surat berbasis web dengan menerapkan metode metadata sebagai sarana pengklasifikasian data agar proses pencarian lebih cepat dan terstruktur. Metode pengembangan yang digunakan adalah Software Development Life Cycle (SDLC) model Waterfall yang meliputi tahapan analisis kebutuhan, perancangan, implementasi, pengujian, serta pemeliharaan. Perancangan sistem mencakup flowchart, use case, activity diagram, sequence diagram, class diagram, dan desain antarmuka utama. Sistem dirancang agar admin dapat melakukan manajemen arsip surat masuk dan keluar, pencarian berbasis metadata, manajemen pengguna, serta pembuatan laporan dalam format PDF. Sementara itu, pengguna memiliki hak akses terbatas untuk melihat arsip dan membuat laporan tanpa dapat mengubah data. Dengan adanya sistem ini, proses pengarsipan surat pada HPMT diharapkan menjadi lebih efisien, terorganisir, dan aman, sehingga dapat meningkatkan kinerja administrasi organisasi secara menyeluruh

Keywords


sistem pengarsipan; metadata; waterfall; organisasi mahasiswa

  
  

Full Text:

PDF
  

Article Metrics

Abstract view: 103 times
PDF view: 64 times 		     

Digital Object Identifier

doi  https://doi.org/10.33096/linier.v2i4.3340 		  

Cite

How to cite item

References


M. Supriadi and S. Sa’uda, “Pengembangan Dan Implementasi Sistem Informasi Pengarsipan Surat Berbasis Web Pada Bagian Kesra Kantor Walikota Palembang,” Jurnal Pengabdian Masyarakat Bangsa, vol. 3, no. 5, pp. 2205–2217, Jul. 2025, doi: 10.59837/jpmba.v3i5.2644.

A. Purwanti and I. Nadine, “Pembinaan Public Speaking dan Administrasi Organisasi Pada Sagulung Batam,” vol. 3, no. 2, pp. 187–196, 2022.

Y. Lestari, “Pengelolaan e - Archives melalui Document Management System Berbasis Website di PT . Bridgestone Tire Indonesia Management of e-Archives Through a Website-Based Document Management System at PT . Bridgestone Tire Indonesia,” vol. 3, pp. 48–61, 2024.

A. Azmi and N. Sholihah, “Pengelolaan Arsip dalam Menunjang Layanan Informasi pada Bagian Tata Usaha di Madrasah Aliyah Negeri,” vol. 3, pp. 57–69, 2022.

A. Destria, E. Purnamasari, M. H. Irfani, and N. Suhandi, “Pembuatan Aplikasi Pengelolaan Arsip Surat Dinas PU . BMTR Provinsi Sumatera Selatan,” vol. 2, no. 1, pp. 26–36, 2024.

D. Indra et al., “Jurnal Balireso: Jurnal Pengabdian Pada Masyarakat,” vol. 9, no. 2, pp. 92–99, 2024.

D. Wahyunigsih, E. Helmud, T. Suwanda, P. Romadiana, and D. Irawan, “Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital,” vol. 10, pp. 419–425, 2021.

K. M. Ishak, N. I. Yusman, and A. Nurmeilana, “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Keluar Berbasis Website di Desa Gudang Tanjungsari,” vol. 1, no. 2, pp. 120–125, 2022.

A. Rohman, A. Syarif Hidaytullah, and Mg. Rohman, “Implementasi Metode Waterfall pada Rancang Bangun Sistem Pengarsipan Surat Berbasis Website,” Generation Journal, vol. 6, no. 2, pp. 93–102, 2022, doi: 10.29407/gj.v6i2.17871.

L. Nilawati and S. A. Widya, “Penerapan Metode Scrum Pada Perancangan Sistem Informasi Manajamen Arsip Surat Berbasis Web,” Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis, vol. 5, no. 4, pp. 484–491, Oct. 2023, doi: 10.47233/jteksis.v5i4.1044.

Gunawan Prayitno and Merlin Tandi Pakila, “Optimalisasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar dengan Sistem Berbasis Web Kantor Desa Waharia,” Jurnal Teknologi dan Informatika, vol. 2, no. 1, pp. 150–161, Aug. 2024, doi: 10.70539/jti.v2i1.32.

J. Teknologi, U. Arfan, A. N. Basinung, P. S. Informatika, and S. P. Nabire, “Perancangan dan Penerapan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Berbasis Web : Solusi Tata Kelola Dokumen di Dinas Lingkungan Hidup , Kehutanan , dan Pertanahan Provinsi Papua Tengah potensial yang mampu menjawab permasalahan tersebut secara menyeluruh [ 6 ]. Sistem ini,” vol. 3, no. 1, 2025.

Pinaria, Fauziah, and Huwaida, “Sistem Informasi Pengarsipan Surat Berbasis Web : Studi Kasus Asrama Mahasiswa Islam Sunan Giri,” Universitas Negeri Jakarta, vol. 12, no. 2, pp. 78–84, 2022.

M. C. Azmi, T. A. Siddiq, and Y. R. Nasution, “Perancangan Sistem Arsip Surat Masuk dan Keluar Biro Administrasi dan Pembangunan Provinsi Sumatera Utara Berbasis WEB,” Simtek : jurnal sistem informasi dan teknik komputer, vol. 8, no. 1, pp. 58–60, Apr. 2023, doi: 10.51876/simtek.v8i1.174.

I. Setiawan, Y. Apridiansyah, Y. Darmi, and M. Mutahanah, “Sistem Pengarsipan Surat Pada Kantor Kecamatan Putri Hijau Dengan Metode Interpolation Search Sebagai Arsip Surat,” JUSIBI (Jurnal Sistem Informasi dan Bisnis), vol. 5, no. 2, pp. 70–77, Jul. 2023, doi: 10.54650/jusibi.v5i2.506.

D. Komalasari and U. B. Darma, “Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Bidang,” vol. 25, pp. 191–197, 2023.

J. Khatib et al., “Implementasi Web Semantik Terhadap Manajemen Pengelolaan Pengarsipan Dokumen dan Surat,” vol. 12, no. 1, pp. 730–741, 2023.

T. Arianti, A. Fa, S. Adam, and M. Wulandari, “Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Menggunakan Diagram UML ( Unified Modelling Languange ) Library Applicaiton System Design Using Unified Modelling Languange ( UML ),” vol. 1, no. 1, pp. 19–25, 2022.

S. W. Ramdany, S. A. Kaidar, B. Aguchino, C. Amelia, and A. Putri, “Penerapan UML Class Diagram dalam Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web,” vol. 5, no. 1.

A. Mashud, I. Irawati, and A. W. M. Gaffar, “Rancang Bangun Sistem Informasi Pemasaran Anchu Store Berbasis Web,” LINIER: Literatur Informatika dan Komputer, vol. 1, no. 1, pp. 17–27, Nov. 2024, doi: 10.33096/linier.v1i1.2268.


Refbacks

  • There are currently no refbacks.


Copyright (c) 2026 Armind Mauldi Kurniawan, Dolly Indra, Farniwati Fattah

Creative Commons License
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.



Linier: Literatur Informatika dan Komputer indexed by

Google_Scholar_logogaruda_logoCROSSREF_logoROAD_logo

ISSN 3063-2218
Published by Prodi Teknik Informatika FIK Universitas Muslim Indonesia
Website :  https://jurnal.fikom.umi.ac.id/index.php/LINIER/
Email : linier@umi.ac.id

 This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0